Zehn Prinzipien für eine effiziente Besprechungskultur

Zehn Prinzipien für eine effiziente Besprechungskultur

Werte und Prinzipien der gelebten Besprechungskultur prägen nachhaltig die Kultur ihres Unternehmens. In diesem Beitrag habe ich zehn Denkanstöße für die Vorbereitung und Durchführung von operativen Besprechungen zusammengefasst.

1. Zweck der Besprechung – Wofür treffen wir uns?

Gute Besprechungskultur wird dadurch gekennzeichnet, dass es eine eindeutige Antwort auf die Frage gibt „wofür“ die Besprechung stattfindet. Darum ist es wichtig, gleich in der Einladung auf den Zweck und das Ziel dieser Besprechung hin zu weisen. Viele Besprechungen verlaufen ins Nichts, weil Diskussionen stattfinden, die keinen erkennbaren Beitrag zum eigentlichen Ziel der Besprechung leisten.
Insgesamt unterscheide ich vier verschiedene Arten von Besprechungen mit jeweils unterschiedlichen Besprechungsregeln.

  • Planungs- / Strategiemeetings
  • Operative Besprechungen
  • Reviews
  • Retrospektiven

Grundsätzlich gelten in allen vier Arten die gleichen Benimmregeln, der Unterschied wird in den einzelnen Prioritäten sichtbar.

Charakteristika von operativen Besprechungen

Operative Besprechungen beziehen sich auf die Umsetzung des laufenden Geschäfts. Im Vordergrund stehen dabei auftretende Herausforderungen, aktuelle Aufgaben und Zahlen. Das Ziel operativer Besprechungen, ist sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten und offene Fragen oder Probleme zu klären. Typische Beispiele von operativen Besprechungen sind Projektmeetings oder Verkaufs- Produktions Jour Fixe. Je nach Dynamik in den Geschäftsmodellen folgen die Besprechungen einem täglichen bis wöchentlichen Rhythmus und dauern wenige Minuten bis zu maximal zwei Stunden.

2. Themenliste – Wie viel Vorbereitung braucht ihre Besprechung?

Mit der Beantwortung der Frage, wofür die Besprechung stattfindet, haben Sie bereits die wichtigsten Inhaltspunkte gesetzt. Bei wöchentlichen Produktionsbesprechungen empfiehlt sich für den Informationsaustausch eine festgelegte Liste abzuarbeiten. Hier können sich die Teilnehmer reihum auf den gleichen Wissensstand bringen. Im Anschluss an den Wissensaustauch können Sie gemeinsam mit den Teilnehmern weitere Themen strukturiert und priorisiert abarbeiten.

3. Der Zeitrahmen – Besprechungen starten und enden pünktlich

Obwohl die meisten Besprechungen eine fixe Start- und Endzeit haben, werden viele Besprechungen überzogen. Ich glaube, das liegt entweder an mangelnder Klarheit über das Ziel der Besprechung, die Besprechungen nicht oft genug stattfinden oder nicht konsequent moderiert werden. Ein pünktlicher Start und ein zeitiges Ende sind somit Ausdruck einer guten Besprechungskultur.

Daraus lässt sich eine erste Maßnahme gegen chronisches Überziehen von Besprechungen ableiten. Es ist daher die Frage zu stellen, ob das Ziel der Besprechung verständlich und klar ist, ausreichend Zeit eingeplant wurde und ob die gewählte Frequenz ausreicht. Die konsequente und regelmäßige Durchführung mit einer klaren Agenda ist der erste Schritt zu einer besseren Kultur. Sollte es einmal mehr zu besprechen geben, dann einfach eine zusätzliche Besprechung ansetzen. Bei langwierigen Diskussionspunkten, die nicht alle Teilnehmer betreffen, kann diese in kleinerem Kreis geschehen.

Wenn Sie in Ihren Besprechungen mit der Moderation zu beschäftigt sind, um die Zeit im Auge zu behalten, so ernennen sie einen „Wächter der Zeit“. Der „Wächter der Zeit“ erinnert Sie mit einem Fingerzeig auf die Uhr, die Besprechung zu gegebenem Zeitpunkt zu beenden. Wenn Sie Besprechungen pünktlich beenden, zeigen Sie damit auch einen respektvollen Umgang mit der Zeit ihrer Mitarbeiter.

4. Teilnahmen und Absagen

Eine operative Besprechung ist kein „nice to have“ sondern eine wichtige Informationsquelle für alle Betroffenen. Die Akzeptanz einer wöchentlichen Besprechung steigern sie nur mit Qualität. Qualität bei den Inhalten, Qualität im Umgang miteinander und vor allem Qualität beim Erscheinen der einzelnen Protagonisten. Ich halte nichts von vorgegaukelter Freiwilligkeit, besser ist es immer, das Kind beim Namen zu nennen und die Einladung zu einem operativem Jour Fixe auch als Pflichtveranstaltung zu betiteln.

Ein gutes Miteinander zeichnet sich dadurch aus, dass die Teilnehmer einer Besprechung, bei Verhinderung rechtzeitig absagen. Dies kann bei wichtigen beruflichen Terminüberschneidungen schon einmal vorkommen, sollte aber nicht zur Regel werden. Wenn der Mehrwert der Besprechungen für alle vorhanden und ersichtlich ist, werden auch diese Diskussionen überflüssig.

Weniger tolerant sollten sie dagegen bei Absagen ohne Begründung oder Fernbleiben ganz ohne einer Absage sein. Das ist einfach ein Ausdruck von schlechtem Benehmen und ist nicht respektvoll wartenden Kollegen gegenüber.

5. Besprechungen strukturieren, moderieren und führen

Der Herr der Besprechung ist jener, der zur Besprechung geladen hat und der die Besprechung auch führt. Sollte der Organisator der Besprechung verhindert sein so ernennt er einen Stellvertreter. Mit der Einladung hat der Organisator bereits sichergestellt, dass der Zweck der Zusammenkunft klar ist (Produktionsbesprechung, 5S Projekt, …), Zeit und Ort bekannt sind und das Ziel der Besprechung klar ist und die richtigen Leute eingeladen sind.

Begrüßung

Als Organisator geben Sie zu Beginn einen kurzen Überblick über Inhalt und Ziele der Besprechung. Erwähnen Sie alle Teilnehmer welche Ihre Teilnahme an der Besprechung absagten mit dem Grund ihrer Absage.
Diese Fragen sollten Sie in den ersten Minuten der Besprechung zum organisatorischen Ablauf klären:

  • Warum sind wir heute hier?
  • Wer ist dabei? Wer fehlt und warum?
  • Wie viel Zeit haben wir?
  • Was wollen wir erreichen?

Auch bei wöchentlichen Besprechungen sollten Sie auf diese Einleitung nicht verzichten. Die Verbesserung Ihrer Besprechungskultur erreichen Sie nur durch Kontinuität.

Inhalt – Weniger Powerpoint, mehr Flipchart

Jeder war schon einmal Leidtragender in einem Powerpointvortrag. Es gibt nichts Ermüdenderes als einem Vortrag von 20 oder mehr Seiten zu folgen.
Sprechen sie Ihr Intro frei und erarbeiten sie anschließend die Agenda-Punkte ab. Es ist deutlich aktivierender, wenn Teilnehmer die Chance haben mitzumachen statt nur teilzunehmen.

Abschluss

In den letzten Minuten der Besprechung (die letzten 10% der Gesamtdauer) geben Sie eine kurze Zusammenfassung der Punkte und die vereinbarten Aufgaben an. Diese Schlussworte runden die Besprechung ab.

6. Anstand – Besprechungen leben von respektvollem Miteinander

Als Organisator und Moderator sind sie für den respektvollen Umgang der Teilnehmer miteinander verantwortlich. Handlungen gegen die vorab festgelegten Verhaltensregeln müssen von Ihnen angesprochen werden.

Folgende Kommunikationsregeln sollten vorab vereinbart werden:

  • Ausreden lassen
  • Das Problem angreifen, nicht Personen
    Die Frage nach der Lösung stellen und nicht nach der Schuld
  • Ausgeglichenheit der Redebeiträge
    Dies ist kein Platz für exzessive Monologe
  • Jede Idee ist es Wert aufgeschrieben und behandelt zu werden. Benutzen sie dafür einen Themenspeicher
  • Keine Handys oder Computer
    Es ist ein Zeichen von äußerster Unhöflichkeit, wenn das Handy läutet oder eine „Whats App Nachricht“ beantwortet wird, dass gilt vor allem auch für sie selbst. Gehen Sie mit leuchtendem Beispiel voran!
  • Pünktlichkeit!

7. Selbstwirksamkeit vs Konsum – Nicht “man”, sondern “ich” und “Du”

Selbstorganisation und Verantwortung sollten zentrale Werte Ihrer Unternehmenskultur sein. Das heißt, solange Sie über gemeinsame Erfolge sprechen, ist „wir“ völlig angebracht. Wenn in der Gruppe dagegen über Meinungen oder konkrete Maßnahmen gesprochen wird, sollte das „wir“ oder viel schlimmer das „man“ durch ein „ich“ oder „du“ ersetzt werden.

Beschlossene Maßnahmen welche „man“ umsetzen sollte, werden nie angegangen.
„Man“ fühlt sich sehr wohl in der Kuschelecke des „wir“.

Verantwortung wird nur mit einer direkten Ansprache erzeugt. Das Erstellen einer „to do“ Liste hilft bei der Zuordnung der einzelnen Verantwortlichkeiten.

8. Besprechungsprotokoll erstellen – Protokolle schaffen Transparenz

Ein Protokoll ist Ausdruck von Verbindlichkeit Ihrer getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Aufgaben. Das Protokoll sollte während der Besprechung erstellt werden und beim Abschluss der Besprechung kurz durchgegangen werden.

Darum ist es vorteilhaft, wenn sie das Besprechungsprotokoll während der Besprechung immer wieder sichtbar machen oder kurz zur Diskussion stellen. Somit beseitigen Sie letzte Unklarheiten und beugen Missverständnisse vor.

In ein gutes Besprechungsprotokoll gehören folgende Punkte:

  • Zweck der Besprechung
  • Ort, Dauer, Anwesende
  • Agenda – was wollen / haben wir besprochen
  • Aufgaben, nächste Schritte – wer ist für was verantwortlich

Das Protokoll sollte im Anschluss an alle Teilnehmer verteilt werden und im Idealfall an gewohnter Stelle jederzeit einsehbar zur Verfügung stehen. (Ablage auf dem Fileserver, Intranet etc.) Zu einer guten Besprechungskultur gehört ein Protokoll.

9. Ein freier Stuhl für Ihren Kunden

Freier Stuhl für Ihren Kunden | Besprechungskultur | Standfest Unternehmensberatung

Für unseren Geldgeber sollte immer ein Platz in unserer Mitte sein. In jeder Besprechung wird ein freier Platz für den Kunden reserviert. Mit dieser Symbolik werden die Teilnehmer permanent daran erinnert, für wen sie eigentlich zusammenkommen. Jeder Teilnehmer hat im verlauf der Besprechung die Gelegenheit sich auf den freien Stuhl zu setzen und die Rolle des Kunden zu übernehmen. Mit der Sicht auf die Dinge aus der Perspektive des Kunden kann sehr gut zwischen wertschöpfender und nicht wertschöpfender Tätigkeit entschieden werden.

10. Teilnehmer sind Ihre Kunden – Feedback für Ihre Besprechungskultur

Stellen Sie sich die Besprechung als eine Dienstleistung oder ein Produkt vor. Als Organisator sind Sie der Produzent, die Teilnehmer sind Ihre Kunden. Sie haben Ihnen für das gemeinsame höhere Ziel ihre Zeit und Aufmerksamkeit geschenkt. Als kundenzentrierter Firmeninhaber sind Sie interessiert wie zufrieden Ihre Kunden (Besprechungsteilnehmer) sind. Schließlich möchten Sie die wertvolle Zeit aller Beteiligten nicht verschwenden.

Lassen Sie also in der Abschlussrunde die Besprechung kommentieren und bewerten.

  • Waren Anlass und Ziel für die Besprechung für Dich klar erkennbar?
  • Hattest Du den Eindruck Dich gut einbringen zu können?
  • War die Besprechung eine für Dich gewinnbringende Zeit?

Besprechungen bewerten zu lassen ist ein Ausdruck von Wertschätzung den Teilnehmern gegenüber.

Fazit – Wertschätzendes Verhalten und Prinzipien verbessern die Besprechungskultur

Prinzipien wie Transparenz, Selbstorganisation, Kundenzentrierung, aber auch Kommunikation und Respekt für die Beiträge ihrer Mitarbeiter sind Eckpfeiler einer guten Besprechungskultur. Wenn Sie es schaffen diese Prinzipien auch in Ihre Besprechungen zu transportieren, dann machen Sie jede Besprechung zu einem besseren Ort für alle Beteiligten. So werden Besprechungen zu einem Turbo statt zu einem zeitfressenden Bremsklotz.

Über den Autor

Christoph Standfest administrator

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