Schluss mit dem Chaos am Arbeitsplatz – die 5S Methode

Schluss mit dem Chaos am Arbeitsplatz – die 5S Methode

Gestalten Sie mit der 5S Methode Ihren Arbeitsplatz und Ihre Arbeitsumgebung. Mit Hilfe der 5S konzentrieren Sie sich dauerhaft wertschöpfender Tätigkeiten und eliminieren Verschwendungen.

Ob Büro oder Werkstatt so gelingt die Einführung der 5S Methode

Unordnung am Arbeitsplatz | 5S Methode | Standfest Unternehmensberatung

Ihr Lager ist ein Friedhof für verbrauchte Druckerpatronen und leere Lackdosen?
In Ihrer Werkstatt herrscht notorischer Platzmangel?
Die Suche nach dem passenden Werkzeug lässt sich mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen vergleichen?
Willkommen im Reich der Verschwendung!
Diese Unordnung kostet Ihnen nicht nur Zeit und Geld, sie gefährdet auch massiv Qualität und Kundenzufriedenheit.

Die Lösung – 5S Methode

Die 5S-Methode macht Schluss mit dem Chaos und Verschwendung. Mit ihr lässt sich jeder Arbeitsplatz sinnvoll organisieren.

Wofür stehen die 5S

Ursprünglich leiten sich die fünf S der japanischen Begriffe Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ab. Übersetzt sind das die fünf Schritte der 5S-Methode.

Bei der 5S-Methode geht es nicht um „Schöner Wohnen“

Wer diese Methode als reines Aufräumprogramm sieht wird keinen langfristigen Erfolg damit haben. Nur wenn alle einen Vorteil daraus ziehen werden die 5S auch von allen gelebt.

5S spart Zeit

Wer suchen muss – verbraucht Zeit
Fragen wegen fehlender Teile – verbraucht Zeit
Wer unnötige Wege geht – verbraucht Zeit
Kein Mitarbeiter läuft gerne suchend durch die Werkstatt. Unnötige Wege und das Gefühl nichts geht weiter drücken immer auf die Moral ihrer Mannschaft.

5S minimiert Verschwendung

Wer keine Ordnung hat, kennt seine Bestände nicht. Material wird womöglich doppelt bestellt. Werkzeug wird neu benötigt obwohl vorhanden, aber nicht auffindbar. Werkzeuge und Material nehmen schaden durch die Unordnung. Das alles kostet Geld.

5S erhöht die Sicherheit

Angelehnte Leisten und Platten, versperrte Fluchtwege, das wird nicht nur vom Arbeitsinspektorat beanstandet. Es gefährdet die Sicherheit ihrer Mitarbeiter beträchtlich.

5S macht Übergaben einfacher

Schichtwechsel und es herrscht Chaos, bei Urlaubsvertretungen sind Probleme vorprogrammiert? Auch neue Kollegen brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden? Das alles lässt sich mit Ordnung und System lösen.

5S fördert das Wohlbefinden

In einem sauberen und ordentlichen Umfeld macht die Arbeit einfach mehr Spaß. Ergonomie am Arbeitsplatz bringt Erleichterung für unseren Bewegungsapparat. Wer bückt sich schon gerne um nach Teilen zu suchen?

5S verbessert die Außenwirkung

Werden Kunden oder Geschäftspartner in der Firma herumgeführt, muss sich keiner für das herrschende Durcheinander schämen. Kein unaufgeräumter Arbeitsplatz vermittelt Kompetenz und Qualitätsbewusstsein.

5S schafft Platz

Wenn entsorgt wird, was niemand braucht, entsteht freier Raum. Nutzen Sie diesen Raum für sinnvolle und wertschöpfende Aufgaben.

Umsetzung 5S Methode

1 Sortieren (Seiri)

Zunächst wird gründlich ausgemistet: Bleiben darf nur, was vor Ort wirklich gebraucht wird – alles andere wird weggeräumt oder entsorgt.

Beispiel Druckerraum: Leere Papierkartons und liegen gebliebene Ausdrucke wandern in den Müll. Außerdem wird hinterfragt: Muss wirklich der gesamte Vorrat an Druckerpapier dort gelagert werden? Oder gibt es einen sinnvolleren Aufbewahrungsort dafür, etwa ein Lager?

Das Ziel: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und mehr Platz sorgen und sich einen Überblick über die Bestände verschaffen.

2 Systematisieren (Seiton)

Im zweiten Schritt der 5S-Methode bekommt jeder Gegenstand einen festen Platz. Alles, was häufig gebraucht wird, sollte griffbereit sein. Weniger oft Verwendetes wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist, etwa ganz oben auf dem Regal.

Beispiel Druckerraum: Das Ersatzpapier wird direkt neben dem Drucker gestapelt, der Toner im Schrank daneben untergebracht.

Das Ziel: Den Arbeitsplatz ergonomisch sinnvoll einrichten und dafür sorgen, dass der Mitarbeiter bei der Arbeit möglichst kurze Wege hat.

3 Saubermachen (Seiso)

Nun wird der Arbeitsplatz gereinigt. Bei dieser Gelegenheit werden auch alle Maschinen und Gerätschaften kontrolliert: Funktioniert alles fehlerfrei? In diesem Schritt kann man auch gleich Wartungszyklen und Verantwortlichkeiten festlegen.

Beispiel Druckerraum: Ist genug Papier im Drucker? Wie oft braucht das Gerät eine Wartung?

Das Ziel: Für Sauberkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld sorgen und das Risiko von Arbeitsunfällen und technischen Störungen senken.

4 Standardisieren (Seiketsu)

In diesem Schritt werden Kennzeichnungen und Beschriftungen angebracht: Sie machen klar, was wo hingehört. Zudem werden Standards definiert.

Beispiel Druckerraum: Klebeetiketten am Schrank zeigen: Hier sollen vier Toner-Kartuschen liegen. Sind nur noch zwei da, weiß der zuständige Kollege gleich, dass er neue bestellen muss. Damit das funktioniert, müssen natürlich die Zuständigkeiten geklärt sein: Wer ist dafür verantwortlich, dass immer genug Toner da ist?
In einer Werkstatt kann man so genannte Shadowboards installieren: Sie zeigen, wo welches Werkzeug Platz findet.

Das Ziel: Die Arbeitsplatzorganisation für alle Teammitglieder nachvollziehbar machen. Außerdem sicherstellen, dass die neue Ordnung eingehalten wird: Fehler und Mängel sollen sofort ins Auge fallen.

5 Selbstdisziplin üben und ständig verbessern (Shitsuke)

Nun ist der Arbeitsplatz optimal gestaltet – doch damit es so bleibt, braucht es Selbstdisziplin. Wer will, dass die neuen Regeln zur Gewohnheit werden, müsse jedem einzelnen Mitarbeiter vermitteln: „Die 5S-Methode hat handfeste Vorteile für dich!“. Denn langfristig könne die Methode nur funktionieren, wenn jeder Mitarbeiter bereit ist, Eigenverantwortung zu übernehmen. Motivierend sind auch Vorher-Nachher-Fotos, die die Verbesserungen vor Augen führen.
Ein weiterer Aspekt beim „fünften S“ der 5S-Methode: ständige Verbesserung. Denn im laufenden Betrieb fallen immer wieder Details auf, die sich optimieren lassen. Neue Ideen der Mitarbeiter, wie man 5S noch besser im Unternehmen verankern kann, sind ausdrücklich erwünscht.

5 Widerstände gegen 5S Methode und wie man sie auflöst

Wer will, dass Mitarbeiter ihr Verhalten grundlegend ändern, muss mit Widerstand rechnen – das gilt auch für die 5S-Methode.

Mitarbeiter meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben

Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man durchzieht und abhakt. Wer dauerhaft einen effizient organisierten Arbeitsplatz will, braucht eine tägliche Routine: verwendetes Werkzeug zurück an seinen Platz legen, den Arbeitsplatz sauber halten, Maschinen regelmäßig warten.
Dafür muss sich jeder Mitarbeiter täglich Zeit reservieren und auch zur Verfügung gestellt bekommen.

Ich hab‘ keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen.

Durch effiziente Abläufe lässt sich viel mehr Zeit sparen als es kostet den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.
Gerade für das „erste S“ der 5S-Methode, das Aussortieren, sollte man allerdings ausreichend Zeit einplanen: Ein jahrelang, vielleicht jahrzehntelang vermülltes Lager lässt sich nun einmal nicht in einer halben Stunde entmüllen und sinnvoll neu organisieren.

TIPP: Beginnen Sie den ersten Schritt mit einem Event! Alle packen an und der Chef startet hinterher den Griller. Eine aufgelockerte Stimmung sorgt für den ersten positiven Schwung.

Mitarbeiter fühlen sich durch die 5S-Methode überreguliert

Alles ist reguliert nichts ist mehr persönlich!
Nicht auf jedem Arbeitsplatz muss das Maßband an der gleichen Stelle liegen. Man kann es auch bei der Regel belassen: Auf jedem Arbeitsplatz liegt ein Maßband. Wichtig ist hier es muss zu Ihrem Unternehmen passen.
Auch persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz müssen nicht tabu sein. Zudem könnte auch jeder Mitarbeiter eine persönliche Schublade bekommen, ob darin Chaos herrscht, hat den Chef nicht zu interessieren.

Mitarbeiter können sich von Überflüssigem nicht trennen

„Das brauch‘ ich noch!“ Diesen Einwand hört man oft beim Ausmisten. Manche Mitarbeiter haben das Gefühl, jetzt wird ihnen was weggenommen – und gehen auf die Barrikaden.

Tipp: Die Dinge, die der Mitarbeiter noch zu brauchen glaubt, legt er in einen Karton. Wenn er etwas davon braucht, darf er es sich einfach aus dem Karton nehmen. Dann legen Sie gemeinsam mit ihm einen Zeitraum fest, zum Beispiel sechs Monate. Alles, was nach diesen sechs Monaten immer noch in dem Karton liegt, wird weggeworfen.

Ein Mitarbeiter ist ein Messie

Mancher Mitarbeiter tut sich mit der 5S-Methode schwerer als andere. Das Best Buddy System oder Patenschaften können hier helfen. Thematisieren sie 5S in der täglichen Morgenbesprechung: „Wo stehen wir bei 5S? Wer braucht Unterstützung?“ Hier ist ihre Führungskompetenz gefragt!
Vertrauen Sie auf die Macht der Gruppendynamik. Wenn die Kollegen die 5S-Methode verstanden haben, ziehen auch die letzten Messies und Zweifler mit. Seien Sie jedoch klar und konsequent in Ihren Eskalationsstufen, denn damit es funktioniert müssen alle mitziehen.

Nach ein paar Wochen sieht es im Betrieb genauso chaotisch aus wie vorher

Das „fünfte S“ hat es in sich, es ist nicht leicht Verhaltensweisen, welche über Jahre oder Jahrzehnte toleriert wurden abzulegen. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern beim Erlernen der neuen Kultur. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und setzen Sie Ihre eigene Verhaltensweise in Szene. Wer mit leuchtendem Beispiel vorangeht dem folgen auch seine Mitarbeiter.

Jeder Systemwechsel verlangt nach Führungsqualität, aber das ist eine andere Geschichte.

Mehr Information

Weitere Beiträge zu ähnlichen Themen

Über den Autor

Christoph Standfest administrator

Stehen Sie vor einem herausfordernden unternehmerischen Problem? Möchten Sie wachsen, optimieren, sanieren oder komplett neu gestalten? Benötigen Sie Rat, Inspiration und/oder tatkräftige Unterstützung? Dann sollten wir uns kennen lernen. Als erprobter Praktiker kenne ich die Probleme meiner Mandanten nicht nur aus dem Lehrbuch, sondern zudem aus vielfältigen selbst erlebten Erfahrungen.

Schreibe eine Antwort